档案管理-政策 & 程序
记录存储程序
以下是对如何将文件装箱以帮助存储的回顾, 检索和确定记录所需的保留时间. 使用这些指南将帮助我们更好地为您服务. 如果有必要，根据这些指导方针，部分填充的盒子是可以接受的.
发送哪些记录
所有有官方保留时间表的大学记录都可以存储在记录管理中. 这包括所有部门中常见的大多数记录，以及特定于单个部门的许多记录.
什么记录不送
活动记录（每月以上）
Non-records材料:
*额外的记录参考副本
*储存的刊物、小册子、空白表格等
*私人材料
寄箱子前请先打电话give塔瓦雷斯山，电话是7-0311.
将记录装入盒中
记录必须妥善装箱. 一个完整的, 每个箱子的内容说明清单也必须随转到记录管理科. 否则，记录管理在查找文件时会遇到很大的困难. 未正确装箱和列出的记录将不被接受转送. 记录应按系统的方式（按字母顺序）装箱, 按时间顺序, 或数字), 将同一类型或系列的记录组合在一起. 转移记录, 包括文件夹（但“不要挂文件夹”）,“请)从文件柜到盒子。. 当将记录放入盒子时，重要的是不要把盒子填得太满. 一个盒子，太满了，更有可能爆裂，不能适当地放在架子上. 此外，盒盖也不适合塞满的盒子. 每个方框留半英寸的空间，以便参考. 不要用胶带把盒子封上.
- 使用标准的15 x 12 x 10英寸的唱片存储盒. 不要使用长“储存盒”或复印纸盒. 我们将提供适当尺寸的空盒子，仅用于存放文件, 准备转移到档案管理中心.
- 不要在同一个盒子里混装不同类型的唱片系列. 在一个盒子里只放一种类型的记录.
- 使用“ 记录盘点工作表“对于每种类型的记录. 在同一工作表上按年只列出一种类型的记录. 工作表上可以列出一个以上的会计年度. 如果所有的框中没有相同的日期，请分别列出每个日期. 说明记录是否按财政年度、学年或日历年分组. 你必须列出记录的开始日期.
- 有关正确的记录系列标题，请参阅所附的“一般记录表”.
- 分别键入每个框的内容列表. 包装盒标签可用于此目的. 然后使用这些列表来完成库存工作表. 如果没有详细的描述，一般的词语如“应收账款”是不可接受的.
- 填写部门这边的 箱标签 完整并签字. 把标签复印一份. 将一份副本连同库存工作表一起发送give记录管理部门, 并将另一份包装盒标签贴在包装盒的小端, 在把手旁边. 请把标签贴在箱子内物品朝向的那一边. 安全的坚定.
- 同一份报告的副本应单独装箱并正确标记.
- 如果该记录不被视为系/大学的主记录, 请give出主记录的位置. 不要用“各种各样的”这个词.“指出确切的位置.
性格
当记录管理中存储的记录到达处置阶段时, 一份“记录处理证明书”会邮寄至本署. “记录处理证书”将在右上角指明将要发生的处理类型.
当你收到“记录处理证书”时, 请检查证书上的每个条目，以确保所列出的记录实际上是由于证书上指示的行动. If, 一切正常, 请签署“记录处理证明书”，并交回总计长办公室的记录管理部, 建筑物. 10房间149.
从记录管理中心检索盒子或文件夹
请求, 从记录管理处发回的记录可按以下方式提交：邮寄：A "索取纪录表格转到档案管理. 为您请求的每个文件或盒子填写一份表格. 如果请求文件或文档, 请确保在“描述”框中包含识别信息. 传真：你可将“索取纪录表格”传真至7-2884，表格上须包括菲律宾十大网堵网站姓名、部门及个人资料. 名字,建筑物. 名字， & 房间号，分机. 号码，以及记录的描述. 人员：如果亲自领取记录，请拨打分机：7-4432. 也欢迎上门参观. 当您用完记录后，请及时归还. 如果他们将永久保存在部门，请转发书面通知.
如果你对档案管理有任何问题, 请与财务总监办公室联系, Tavares山, thill@ksafit.com, (561) 297-0311).